Estamos inmersos en una sociedad digital en la que todo informa. La comunicación empresarial se ha convertido en un pilar importante dentro de ésta. Todo informa, incluso la forma en la que escribimos un email o la información que aparece en las facturas que damos.
El tema de la comunicación en los documentos es muy importante. “Los detalles a los que, con frecuencia, no se presta toda la atención debida son los primeros que impactan en la mente del cliente, proveedor, empleado, o banquero con quien se contacte”, como apunta Luis Delgado, director de la firma de comunicación Impart,
“Es esencial que figuren tanto los datos fiscales del cliente como del proveedor, así como los plazos de ejecución y las formas de pago”, explica Miguel Ángel Ferrer, socio director de Arrabe Asesores.
“Al indicar el precio, hay que señalar si este incluye o no los impuestos, porque es un hecho que puede inducir a error; y es recomendable también anotar los plazos de entrega o finalización de los servicios”, precisa Isabel Pomar, directora comercial de Datisa.
Además, los expertos que al final es imprescindible que factura y recibo sean del mismo valor.
Además, las facturas deben tener número e incluso serie, y en los albaranes debe especificarse la definición, la reseña y la cantidad de bienes que se entregan, donde también debe aparecer un número y una serie.
En el contrato de prestación de servicios es habitual recoger, además de los datos de prestador y prestatario, otros aspectos como “duración, condiciones económicas, descripción del trabajo, causas de resolución y jurisdicción a aplicar en caso de conflictos”, apunta Miguel Ángel Ferrer.
Normalmente, toda esta información se recoge en papel impreso, sin embargo, poco a poco se está implantando las e-facturas. En este caso, en ellas también deberá aparecer la misma información que en el anterior soporte impreso.
Según explica Pomar, el formato en la que se facilitan estos documentos suelen ser en PDF aunque mucho mejor será facilitar al cliente que pueda trasladar los datos a un archivo CSV de Excel.
Fuente: cincodias.com